ビジネスメール「基本のキ」
こんにちは！
教育担当部署より、今回のテーマは「ビジネスメール」です。
お仕事をされている方は、社内や社外の方と
メールでやりとりをしたことがあるという方がほとんどではないでしょうか？
相手や状況に応じた言葉を使ってメールを作る…
ビジネスメールは社会人にとって必須のスキルなのです！！
難しく感じるのは社会人1、2年目の新人さんだけではなく、
今回のコラムを書いている人も社会人になって10年目を迎えそうですが
今でも難しく感じる場面があります…
突き詰めるとキリがないお話になってしまうので、
今回はビジネスメールを作る際に特に大切なポイントを紹介していきます！
①名前を忘れない！
自分の名前はもちろん、相手は共有のメールアドレスを使用している場合もあります。
読んでもらいたい相手の名前を必ず明記しましょう！
②件名はひと目見てわかるように！
長すぎる件名は要件が分かりにくいです。
理想的な件名の文字数“4～15文字”を意識して、要件を明記しましょう。
③挨拶や締めの言葉を付ける！
相手にもよりますが、お客様や取引先など…
社外へ送信するメールには、「時候の挨拶」を添えると印象が良いです。
締めの言葉は、返信が欲しい場合に相手にお願いする
次のアクションや相手を思いやる気持ちを伝えるのに効果的です。
顔が見えない分、こういった「丁寧な気持ち」を大切にしていきたいですね！
④簡潔に！
無駄なく相手に伝えるために＜PREP法＞というものがあります。
Point(結論)Reason(理由)Example(具体例)Point(もう一度結論)
依頼をするときなどは理由ばかり書いてしまいがちですが、
先に結論を出してから理由を付ける。こうすると相手の理解も早くなりやすいです。
慣れるまでは時間がかかるかもしれません。
しかし、相手や状況に応じたスマートなメールを使えるようになれば、
顔が見えないやり取りでも、良好な関係を築いたり、信頼を得る第一歩となるはずです！
普段から少しずつポイントを意識し、レベルアップしていきましょう！